En dag i september rådde det extra mycket liv och rörelse i trädgården vid Villa Solvik. Det var skördetid och en efter annan av rotsakerna grävdes upp och hamnade i en stor korg. Efter några timmars arbete var alla rotsaker uppgrävda och trädgården satt i vinterskick.
"Nu är det bara att vänta på en ny vår" suckade Anna som var en trädgårdsentusiast. Hon hade hela sommaren grävt i jorden och rensat ogräs och kände sig nu sysslolös. Där satt de satt de nu alla tre, Anna, Klas och Petter vid köksbordet i Villa Solvik trötta efter dagens arbete och väntade på att kaffet skulle bli färdigt.
Idén att grunda en förening
”Tänk om vi skulle grunda en trädgårdsförening”, föreslog Anna. ”Då kunde vi under vintern träffas allihopa och samtidigt lära oss något nytt om trädgårdsskötsel. Vi kunde också be andra som är intresserade av trädgårdsskötsel att komma med.”
Det var en bra idé tyckte Petter, medan Klas var lite tveksam. Han hade annat att göra under vintrarna, han var en ivrig slalomskidare. ”Men okej då”, tyckte han till slut. ”Vi sätter en inbjudan till ett möte på byns anslagstavla och så ser vi om det kommer någon annan som är intresserad. Vi kan ju ha möte i byns ungdomslokal.”
Inbjudan till det konstituerande mötet
Följande dag satt Anna upp en inbjudan på byns anslagstavla, till det konstituerande mötet samt föreningens första föreningsmöte (årsmöte). Det konstituerande mötet skulle hållas den 1 oktober kl. 18 i ungdomslokalen i Köklax. Föreningsmötet skulle hållas strax efter det konstituerande mötet kl. 19 på samma ställe.
Konstituerande mötet
Kärngruppen Anna, Klas och Petter hade noggrant förberett mötet. De hade tittat på Föreningsregistrets hemsida www.prh.fi och på Föreningsresursen och noggrant läst instruktionerna om hur man grundar en förening. De ville grunda en registrerad förening för en sådan har rättskapacitet, vilket en oregistrerad förening inte har. De hade enligt instruktionerna och modellerna i Föreningsresursen gjort ett förslag till ramarna för verksamhet, verksamhetsplan och stadgar.
Den 1 oktober klockan 17.45 satt kärngruppen i ungdomslokalen och väntade om någon skulle dyka upp. Kaffebordet var dukat, kakan uppskuren och stolarna stod i raka led. Och där kom de första, Lisa, Kalle och Sirpa, alla ivriga trädgårdsodlare. Fast Sirpa odlade mest ringblommor. När klockan var precis 18 hade ännu ytterligare fem personer uppenbarat sig.
Alla fick ett exemplar av föredragningslistan som gällde både för det konstituerande mötet och årsmötet. Anna tog till ordet och hälsade alla välkomna och förklarade varför mötet hölls. Hon förklarade att först skulle de diskutera ifall det fanns intresse för att grunda en förening.
Diskussionen var livlig. Man diskuterade ramarna för verksamheten, verksamhetsplanen och stadgarna. Alla var dock överens om att man ville grunda en registrerad förening.
Stiftelseurkunden
Kärngruppen hade färdigt skrivit en stiftelseurkund och mötet beslöt att den skulle skrivas under, så intitiativtagarna till föreningen, Anna, Klas och Petter skrev under den. Anna var 18 år och Klas och Petter 17 år. Även de övriga deltagarna skrev under stiftelseurkunden. De blev de första medlemmarna i föreningen. Man beslöt att föreningen som grundades skulle heta Trädgårdens vänner.
Efter detta övergick man till föreningens första årsmöte och fortsatte enligt föredragningslistan. För mötet valdes Anna till ordförande, Sirpa till sekreterare och Wilhelm och Kirsti till protokolljusterare. Sirpa skrev protokollet för mötet. En styrelse för den nya föreningen valdes. Den bestod av Anna som ordförande, Sirpa som sekreterare och Lasse som kassör och Putte som styrelsemedlem. Till suppleanter valdes Kirsti och Wilhelm.
Registreringen av föreningen
Den nya styrelsen fick som sin första uppgift att registrera föreningen. Från Föreningsregistrets hemsida skrev de ut en grundanmälningsblankett. Tillsammans med den ifyllda blanketten, som undertecknats av ordförande Anna, skickade de stadgarna och stiftelseurkunden till Föreningsregistret. Anna kunde också ha gjort anmälan elektroniskt.
Stadgarna var modellstadgar som de skrivit ut från Föreningsregistrets hemsida. Eftersom de var modellstadgar behövde man inte låta förhandsgranska dem. Adressen till Föreningsregistret hittade de också på dess hemsida.
Föreningens verksamhet började
När det första föreningsmötet (årsmötet) hade hållits och pappren hade skickats in till Föreningsregistret började föreningen sin verksamhet enligt den uppgjorda verksamhetsplanen.
Styrelsemöte
Styrelsen beslöt att träffas så snart som möjligt. Ordförande skickade en möteskallelse med en föredragningslista. På styrelsemötet förde ordförande ordet och sekreteraren skrev protokoll. Styrelsen beslöt att man ordnar en skördefest för medlemmarna. Andra ärenden på mötet var att två personer hade anhållit om att bli medlemmar. Deras anhållan godkändes och föreningen hade nu 13 medlemmar.
Årsmöte
Så fortsatte verksamheten med många givande medlemsmöten. Ivern var stor och sämjan god bland medlemmarna. Det första verksamhetsåret led mot sitt slut och det var dags för årsmöte.
Styrelsen förberedde årsmötet. Bokföringen granskades av verksamhetsgranskaren som skrev en verksamhetsgranskningsberättelse. Styrelsen gjorde förslag till verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och budget. Kallelse till årsmötet skickades åt medlemmarna inom utsatt tid. I kallelsen nämndes att ett ärende gällde en stadgeändring. Föredragningslistan delades ut på årsmötet åt alla närvarande. Ordförande öppnade mötet och föredragningslistan följdes. Styrelsen beviljades ansvarsfrihet och en ny styrelse valdes, det vill säga det blev omval av den gamla styrelsen.
Då man kom till ärendet om stadgeändring fanns det två olika åsikter och förslag, vilka båda understöddes. Man beslöt att rösta om saken. Rösträknarna räknade de angivna rösterna. Båda förslagen fick exakt samma antal röster. Då avgjorde ordförandes röst. Styrelsen fick i uppdrag att anmäla om stadgeändringen till Föreningsregistret.
Föreningens verksamhet upplöses
Så fortsatte föreningens verksamhet år efter år. Medlemsantalet som i början hade vuxit till närmare hundra började dala och var till slut endast en ett tiotal. När föreningen hade fyllt fem år hade verksamheten så gott som tynat bort. Den enda verksamheten man ordnade var årsmöte en gång i året.
Så en vacker höstdag satt Anna, Klas och Petter åter vid köksbordet i Villa Solhem och drack kaffe, efter en lång arbetsdag i trädgården. De funderade över föreningens framtid och kom till slutsatsen att föreningen borde upplösas.
Följande dag skickade Anna, som fortfarande var ordförande, en möteskallelse till medlemmarna. I kallelsen nämndes som ärende upplösning av föreningen. Under mötet diskuterades föreningens framtid. Man beslöt att rösta om upplösning av föreningen. Då över ¾ av de givna rösterna understödde beslutet, beslöts att föreningen upplöses. Föreningen hade varken egendom eller skulder. Styrelsen fick i uppdrag att göra en anmälan om upplösning till Föreningsregistret. Så slutade Föreningen Trädgårdens vänners korta historia.