Namnge de olika grupperna tydligt för att underlätta arbetet, samtidigt som du funderar på vilken information de olika målgrupperna behöver. I enligt med GPDR-lagstiftningen är det viktigt att komma ihåg att aldrig skapa e-postutskick där allas e-postadresser är synliga. Mata alltså in mottagarnas e-postadresser som dold kopia. Eller använd en separat tjänst för e-postutskick.
De flesta får mycket e-post. Skicka inte e-post i onödan, och skicka enbart till personer som berörs av ärendet. Fundera också på om andra kanaler kan vara effektivare. Kom ihåg att tydligt ange temat för informationen på ämnesraden, det väcker intresse och ökar chansen att mottagaren öppnar meddelandet. Men räkna aldrig med att en viss person (eller vissa personer) sett, öppnat och förstått meddelandet.
E-post fungerar bäst som förmedlare av korta informationsmeddelanden. Om informationen kräver mcyket bilder och bilagor, är det bättre att lägga upp materialet på organisationens webbplats, och hänvisa till den i e-postutskicket. Undvik helt bilagor i e-post som du skickar till medier. De bilagorna öppnas oftast inte på grund av risken för virus. Tänk också på att inte skicka för stora bilagor.
Följ upp hur informationen når dina mottagare. Viktiga meddelanden kan det löna sig att kolla upp per telefon. Vid användning av e-post gäller samma regler som för övriga kommunikationskanaler, korthet och klarhet. Fundera på förhand ut:
- vem producerar informationen?
- vem samlar materialet?
- hur ofta ges information?
- hur utformas informationen?
- hur lång är informationen?