Enligt föreningslagen måste föreningen skriva protokoll över föreningsmötena. Om styrelseprotokoll står inget i lagen, men då lagen kräver att styrelsen skall sköta föreningen omsorgsfullt ska det tolkas så att också över styrelsemöten bör föras protokoll. Protokollet kan följa föredragningslistan. Man kan skilja mellan olika slag av protokoll beroende på innehållet:
- i beslutsprotokollet är alla besluten nerskrivna, men inget om diskussion, motiveringar och omröstningar
- i förklaringsprotokollet står skrivet alla förslag, diskussioner och resultaten av omröstningarna
- i diskussionsprotokollet står utförligt beskrivet alla förslag med vidhörande diskussioner, röstningar och beslut.
Mötets sekreterare skriver protokollet
Ordförande för mötet ska se till att de beslut som gjorts på mötet skrivs i protokollet. Det gör ordföranden genom att underteckna det. Ordförande är alltså huvudansvarig för protokollet. Sekreteraren/protokollföraren undertecknar också protokollet.
Hur granska styrelsens förfarande
Det står ingenting i föreningslagens om hur styrelsens arbete ska granskas. I praktiken granskas styrelsens förfaranden av medlemmarna och av verksamhetsgranskarna eller revisorerna. Finns det inga protokoll eller annat skriftligt material är uppgiften omöjlig. I praktiken skrivs alltså någon form av protokoll på så gott som alla möten som hålls inom föreningen.
Justeringen av styrelsemötenas protokoll kan göras under samma eller följande styrelsemöte, eller genom att alla styrelsemedlemmar undertecknar det. Man kan också utse protokolljusterare för varje möte.
Följande måste finnas med i beslutsprotokollet:
- beslutsprotokoll
- föreningens namn
- mötets namn (styrelsemöte, föreningsmöte, medlemsmöte eller annat möte)
- namnen på de närvarande eller hur många deltagare
- platsen, datum, klockslag när mötet började och slutade
- ordningsnummer på protokollet, årtal + nummer. Besluten numreras löpande under verksamhetsåret.
- besluten man gjorde
- ordförandes underskrift
- vem som har skrivit protokollet, sekreterarens underskrift
- protokolljusterarnas underskrift.
Protokollsutdrag
Under samma möte kan man vara tvungen att granska protokollet ifall man genast vill ha ett utdrag ur protokollet. Då kan man antingen granska hela protokollet eller en del av det. Med utdraget vill man påvisa det som man har gjort beslut om i en viss fråga. Protokollutdraget används till exempel som fullmakt i banken. Man kan också ta en kopia av protokollet som måste bevittnas för att gälla.
Protokollutdraget ska innehålla följande uppgifter:
- en rubrik som visar att det är ett protokollsutdrag
- uppgifter över vad protokollet avser (som regel samma uppgifter som finns i början av protokollet)
- paragrafen där det står hur justeringen av protokollet har skett
- själva utdraget
- underteckning antingen i form av att sekreteraren och protokolljusterarna skriver under, eller genom att deras namn återges följt av orden "rätt utdraget intygar" samt två namnteckningar.
Protokollets offentlighet
Enligt föreningslagen § 31 har alla medlemmar rätt att ta del av protokollet över föreningens möten (årsmöten). Styrelsen protokoll är däremot inte offentliga om inte föreningen själv vill publicera dem. Inte ens en medlem i föreningen har rätt att få protokollet. Däremot har medlem rätt att av styrelsen få information om behandlingen av ett ärende som berör sagda medlem.
Protokolljusterare och rösträknare
Föreningens möte kan själv justera hela eller delar av protokollet. Alternativt kan mötet välja åtminstone två personer som justerar protokollet.
Vid möten som ordnas ofta (till exempel i styrelsen) justerar mötets deltagare vanligen protokollet under följande möte. Protokollet godkänns i sin helhet eller godkänns med vissa ändringar.
Ett protokoll kan också justeras under ett pågående möte. Då är de ofta fråga om att justera endast någon del av protokollet, någon paragraf. Orsaken till att man måste justera ett protokoll genast kan vara att den, att protokollet behövs omedelbart för ett brådskande ärende. Då får man ett protokollsutdrag genast under ett pågående möte.
Vid möten som sällan ordnas, till exempel ett föreningsmöte (årsmöte), väljs protokolljusterare. Protokolljusterarna behöver inte vara medlemmar i föreningen. De ska vara närvarande under hela mötet. Måste någon av dem gå före mötets slut, avbryts mötet, och så väljer mötet en ny protokolljusterare. Valet måste ske före protokolljusteraren har avlägsnat sig. I detta fall skrivs i protokollet vilka paragrafer protokolljusterarna har justerat.
Ofta väljs protokolljusterare även till rösträknare. Det rekommenderas inte, speciellt under större möten med personval, eftersom rösträknarna ofta måste avlägsna sig för att räkna röster.
När protokolljusterarna justerar protokollet godkänner de protokollet eller också förkastar de det. De kan inte rätta texten i protokollet, inte ens rättskrivningsfel. Är de av annan åsikt om besluten i protokollet kontaktar de ordförande.
Protokolljusterarna godkänner protokollet genom att skriva under det "Justerat och godkänt", ort, datum och underskrift. Det kan också vara bra att justerarna signerar alla sidorna i protokollet till exempel med sina initialer och inte enbart undertecknar sista sidan.