Betalning av fakturor
Enklast är att kassören, sekreteraren eller någon annan som sköter betalningarna har egna nätbankskoder. Fakturorna kan med fördel tas emot per e-post eller som direkt nätfaktura till banken.
Vid betalningen är det viktigt att kontrollera att pengarna går till rätt konto. Kontoutdraget är ett viktigt dokument för bokföringen och som bevis på att man verkligen betalt. Ur kontoutdraget framgår det till vem och till vilket konto betalning gjorts.
Fakturor
I mervärdeskattelagen finns bestämmelser om vad som bör ingå i en faktura, till exempel fakturerarens namn, adress och FO-nummer, mottagarens namn, uppgifter om vad som faktureras och momsprocenten. Notera att också om man inte är momsregistrerad ska man ange att momsen är noll procent. Dessutom bör anges en förklaring varför den är noll.
Kontantkassa
Bokföringslagen kräver att man bokför alla händelser i en kontantkassa samma dag som ändringar sker i kassan. Man ska alltså när som helst kunna kontrollera hur mycket pengar det finns (eller borde finnas) i kassan. Bäst är alltså att endast en person ansvarar för handkassan. Om den ansvariga för handkassan byts under året, är det skäl att göra en avstämning av kassan innan ansvarspersonen byts.
Övervakning
Den interna övervakningen inom föreningen är mycket viktig. Grundregeln är att flera personer ska ha samtidig insyn i föreningens ekonomiska transaktioner. Om en person sköter alla betalningar skall någon annan inom förening vara den som godkänner betalningarna, helst i förskott men åtminstone i efterskott. Och någon annan än den som betalar ska ha tillgång till kontohändelserna.
Styrelsen ansvarar för övervakningen av föreningens ekonomi. I en ekonomistadga kan styrelsen fastslå hur penningtrafiken skall gå till i föreningen. Styrelsemedlemmarna har också rätt att få mer uppgifter om ekonomin än vanliga medlemmar.
Styrelsen besluter också om vem som har rätt att använda föreningens bankkonton. Kom ihåg att återta tidigare användningsrätter då nya beviljas.
Namntecknare och bankkontoanvändare är inte samma sak. Om föreningen är osäker på vem som är bankkontoanvändare, kolla upp saken med banken.