En bra kontoplan underlättar bokföringen. Ju mer man vet om hur verksamheten kommer att utformas de närmaste åren desto bättre kan man beakta detta när man gör upp en kontoplan.
Observera att man inte ska byta kontoplan varje år. Då blir det svårt att jämföra föreningens verksamhet och resultat jämfört med tidigare år.
Den kontoplan som man tar i bruk måste användas hela bokföringsperioden, vanligen ett kalenderår. Man får alltså inte ta bort konton under bokföringåret. Däremot är det tillåtet att under verksamhetsperioden skapa nya konton efter behov. Föreningens styrelse godkänner kontoplanen.
Kontoplanen består av numret på bokföringskontot och en textförklaring. Det finns två huvudtyper av kontoplaner:
- kontoplan enligt olika verksamhetsformer
- kontoplan med kostnadsställen (och eventuella andra underspecificeringar).
I den förstnämnda används en löpande numrering så att kontoplanen kan bli mycket lång. Kontoplanen enligt kostnadsställe är mycket kortare. Då finns det till exempel bara ett kontonummer för löner. Detta konto kan vid behov indelas i många olika kostnadsställen. Då kan man i maskinell bokföring välja hurudana rapporter man vill ha, till exempel alla löner, eller bara lönerna på ett visst kostnadsställe eller kanske en kombination av flera kostnadsställen.
Vid uppbyggnaden av kontoplanen finns det flera sätt att numrera kontona. Det kan vara hierarkiskt så att den första av kontots siffror anger huvudgruppen (till exempel nummer 1 anger att det är gruppen Aktiva i balansräkningen).
I den modell som här är bifogad har rubrikkontona en ojämn nummer lägre än det egentliga kontonumret som används i bokföringen. Rubrikkontonas nummer syns vanligen inte i bokföringsrapporter ur bokföringsprogram, men de behövs för att bokföringsprogrammet ska räkna rätt. Numreringen är i princip fri men det kan vara skäl att hålla sig till allmän praxis. Se närmare nedan.
Exempel på kontoplan (Excel-fil)
Balanskonton
I kontoplanen börjar man med balanskonton. Balanskonton indelas i Aktiva och Passiva. Aktiva balanskonton anger vad föreningen äger eller vilka fordringar föreningen har medan passiva balanskonton visar vilket kapital eller vilka skulder föreningen har. Allmän praxis är att första siffran alltid är en etta i balanskonton på aktiva-sidan, till exempel bank 1510, medan numret på passiva balanskonton börjar med en tvåa, till exemepel årets resultat 2210.
I bokföringsförordningen anges vilka balanskonton som måste finnas med och i vilken ordning de skall komma. Föreningar kan oftast använda modellen för en kortare balansräkning som numera finns under rubriken Mikroföretag i bokföringslagen.
Resultatkonton
Kontoplanen övergår sedan i resultatkonton som börjar med siffran 3-9. Här kan man mera fritt numrera sina konton. I bokföringsförordningen finns uppräknat de konton som måste finnas med. Vanligen används logik i numreringen. Intäktskonton har en viss typ av nummerserier och kostnadskonton en annan.
I bokföringsprogrammen finns oftast standardmodeller till kontoplaner för såväl företag, föreningar som för fastighetsbolag. Det lönar sig att använda dem som bas för kontoplanen. Praxis brukar vara att börja med löner, sedan avskrivningar och efter det övriga kostnader. Detta är också minimum för hur man måste specificera resultatet.