För det första är det viktigt att slå fast att medlemmarna i en förening automatiskt har rätt att ta del av vissa typer av information. Föreningslagen nämner två uttryckliga fall – omvänt att styrelsen är skyldig att ge informationen och kan inte vägra att ge ut den.
Det första fallet gäller medlemsförteckningen. Den ska innehålla varje medlems fullständiga namn och hemort. Föreningens medlemmar har på begäran rätt att ta del av uppgifterna i medlemsförteckningen. Det går inte som medlem att vägra att låta andra medlemmar ta del av sina uppgifter. Ifall föreningen också antecknar andra uppgifter måste den frågande medlemmen själv kunna visa att hens fördel förutsätter att hen också får se de andra uppgifterna, till exempel eventuella kontaktuppgifter. En medlem har utgående från allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) också alltid rätt att ta del av alla de uppgifter som finns antecknade om hen. Föreningens styrelse, som ansvarar för medlemsförteckningen, måste bestämma hur dessa rättigheter kan förverkligas i praktiken. Med stöd av GDPR har en medlem också rätt att få ta del av styrelsens protokoll till den del de innehåller uppgifter om medlemmen själv.
Det andra fallet gäller föreningsmötets protokoll. Varje medlem har på begäran rätt att ta del av dem. De ärenden som enligt lag eller föreningens egna stadgar ska behandlas vid föreningens möte förutsätter också att medlemmarna får ta del av de handlingar som ärendena gäller: bokslut, budget, verksamhetsplan och så vidare. Hur detta sker har föreningen rätt att fatta beslut om. Idag är det lätt att exempelvis sända handlingarna tillsammans med en möteskallelse per e-post. En föreningsmedlem har också rätt att vid föreningens möten ställa frågor till styrelsen och att få svar på sina frågor.
Föreningen är också skyldig att hos myndigheterna registrera vissa uppgifter: främst stadgarna och uppgifter om namntecknarna. De här uppgifterna är offentliga, förutom personbeteckningar. Den här informationen måste föreningen även på begäran ge till en medlem.
Den här korta listan på information som en medlem har rätt att ta del av, ger styrelsen en grund att fundera på hur den kan garantera att denna rättighet förverkligas i praktiken.
Men det går lika bra att svänga på steken. I stället för att fundera på ”vilken information måste vi ge ut” lönar det sig att ställa frågan ”vilken information kan vi ge ut”? Det kan finnas framförallt externa faktorer som förhindrar en styrelse att ge ut vissa uppgifter: det kan exempelvis finnas arbetsrättsliga frågeställningar om enskilda arbetstagare som inte kan belysas, föreningen kan ha avtal med tredje part som innehåller begränsningar och andra processer som föreningen är involverad i kan innebära element som inte kan offentliggöras, i alla fall omedelbart.
Det finns många olika typs föreningar och samma principer kan knappast tillämpas av alla. Öppenhet är ändå en väsentlig princip i samhället och för föreningar av olika storlek lönar det sig att fundera på vad som är hemligt och vad som inte är det och hur offentligheten inom föreningen fungerar i praktiken.
Text: Sebastian Gripenberg