Enligt bokföringslagen ska bokslut upprättas inom 4 månader efter räkenskapsårets utgång. För föreningar med kalenderåret som räkenskapsår innebär detta att styrelsen måste godkänna bokslutet senast inom april månad. Årsmötet kan fastställa bokslutet senare. I föreningens stadgar kan finnas en stramare tidtabell. Processen går till så att kassören eller bokföraren uppgör ett förslag till bokslut som föreningens styrelse behandlar, godkänner och undertecknar. Det är endast styrelsen som ansvarar för bokslutet. Den som gjort bokslutet behöver inte underteckna annat än balansspecifikationen. Och än en gång: Det är den sittande styrelsen som undertecknar bokslutet, oberoende om man varit medlem i styrelsen under det räkenskapsår man godkänner. Räkenskapsårets styrelse är förstås ansvarig för bokslutsårets händelser. Det räcker med att en majoritet av styrelsen undertecknar.
Efter styrelsens godkännande ska bokslutet överlämnas till verksamhetsgranskarna eller revisorerna. Enligt revisionslagen ska granskarna få bokslutet senast en månad före det föreningsmöte som ska godkänna bokslutet. Detta tänker man inte alltid på i föreningar men man kan förstås förhandla med granskarna om tidtabellen. Granskarna går igenom ekonomin och förvaltningen och riktar sitt utlåtande till föreningsmötet eller föreningens medlemmar, inte till styrelsen.
Sen är det dags att hålla föreningsmöte för att godkänna bokslutet och bevilja styrelsen och eventuella funktionärer ansvarsfrihet för föregående räkenskapsår. Denna process är ganska rutinmässig och de flesta känner till att bokslutet presenteras, granskningsberättelsen läses upp, bokslutet fastställs och ansvarsfriheten behandlas. Om beslutet är enhälligt är det bra att notera det i protokollet.
Ibland kan det bli problem. Ansvarsfrihetsärendet utnyttjas ibland till att kritisera föreningens styrelse och hota med att man inte beviljar ansvarsfrihet om inte styrelse gör si eller så. Mötet kan då rösta om ansvarsfriheten ska beviljas. Också partiell ansvarsfrihet är möjlig. Mötet kan till exempel bevilja ansvarsfrihet för största delen av verksamheten men lämna den öppen gällande en viss punkt som ska utredas.
Ibland dyker en jävsfråga upp. Det händer att endast de som sitter i styrelsen deltar i föreningens årsmöte och alla är jäviga att bevilja ansvarsfrihet åt sig själva. Men då gäller principen ”om alla är jäviga är ingen jävig”. Om ingen icke-jävig finns på plats har de närvarande rätt att bevilja ansvarsfrihet åt sig själva. Annars kan det uppstå förseningar med anmälningar och redovisningar som i sin tur kan leda till ekonomiska förluster. Om endast en medlem som inte är jävig finns på plats har denna ensam beslutanderätt i frågan.
Kom också ihåg att föreningslagens bestämmelser om hur man kan hålla föreningsmöten ändrades 1.7.2022. Föreningen kan hålla traditionella fysiska möten, hybridmöten med såväl fysisk mötesplats som distansdeltagande eller möte med enbart distansdeltagande. För att kunna hålla ett möte enbart på distans måste det stå i föreningens stadgar.