Godkännande av bokslut på distans

En av styrelsens viktigaste uppgifter är att godkänna och underteckna föreningens bokslut. Hur skall man göra om bokslutet godkänns på ett distansmöte?

Föreningens bokslut ska godkännas inom 4 månader efter räkenskapsårets slut. Processen går ju till så att bokföraren gör ett förslag till bokslut som godkänns av styrelsen på ett protokollfört möte. Mötet kan också ske på distans eller till exempel med hjälp av e-post. När styrelsen godkänt bokslutet överlämnas det och bokföringen till verksamhetsgranskarna eller revisorerna. Enligt revisionslagen skall granskarna få bokslutet en månad före föreningsmötet som skall fastställa bokslutet. Men tidsramarna kan man fritt komma överens om.

Enligt bokföringslagen kap 3 och § 7 skall bokslutet godkännas och undertecknas av styrelsen. Och det är uttryckligen styrelsen som är tillsatt när bokslutet behandlas som godkänner, inte räkenskapsårets styrelse. När styrelsen godkänner bokslutet på sitt möte undertecknas det av de styrelsemedlemmar eller deras suppleanter som deltar i själva beslutet. Det räcker med att en beslutsför styrelse undertecknar. Styrelsemedlemmar som inte deltagit i mötet skall alltså inte underteckna bokslutet eftersom de inte varit med om beslutet. Det kan också nämnas att verksamhetsgranskarna kan vägra att ta emot ett bokslut som inte är undertecknat.

Underskrifterna har ju vanligen skett på samma gång på det fysiska möte som godkänt bokslutet. Om man håller styrelsemötet helt eller delvis på distans uppstår ju frågan om hur man skall få alla underskrifter till bokslutet. Här finns flera möjligheter. Somliga undertecknar kanske under mötet och andra senare. Man kan sända originalbokslutet per post till de ledamöter som deltog på distans, eventuellt åka runt och hämta underskrifter om avståndet är kort. Denna gamla princip har dock vissa risker. Det tar lång tid och har man otur kan originalbokslutet försvinna i posten.

Alternativet är godkänna bokslutet med någon form av elektronisk signatur. Enligt bokföringslagen måste inte ens själva bokslutet längre finnas på papper. Allt kan förvaras elektroniskt.

Här kan man skilja på en stark elektroniska signatur som sker genom en tjänst där man loggar in med sina personliga bankkoder. Dessa tjänster uppbär en avgift vanligen ett minimi på 5-10 euro per månad. Firmorna hittas enkelt med en nätsökning.

Men också andra enklare former av elektroniska underskrifter kan godkännas. Då kan till exempel en inskannad underskrift komma ifråga. Vissa sakkunniga anser att till och med en i en e-post skriven viljeyttring om att man som styrelseledamot godkänner bokslutet, daterat då och då, är möjlig. Det viktiga är att det i anslutning till bokslutet finns klart dokumenterat viljeyttringar om vem som har godkänt bokslutet. Om godkännande går till på detta sätt måste man alltså skriva ut e-posten/meddelandet och spara ”beviset” i samband med bokslutet. Det räcker inte med att enbart skriva in i bokslutet att alla i styrelsen har godkänt det.

Det kan dock vara skäl för föreningen att besluta om vilka slags underskrifter man kan godkänna samtidigt som man kontroller vilka eventuella krav er revisor/verksamhetsgranskare har. Åtminstone ordförandes underskrift vore bra att ha i original. Också eventuella bidragsgivare kan i redovisningen kräva ett på traditionellt sätt undertecknat bokslut.