Vad gör man med protokoll

Föreningslivets historia skrivs fortlöpande i form av protokoll. Den som skriver protokollen gör en historisk insats. Protokollen har också en juridisk funktion. Enligt Föreningslagen måste föreningen skriva protokoll över sina möten. Detta gäller då uttryckligen föreningsmöten. Om styrelsens protokolltvång står det ingeting men då lagen kräver att styrelsen skall sköta föreningen omsorgsfullt kan det också tolkas som att också över styrelsemöten bör det föras protokoll. Protokollet kan följa föredragningslistan. Man kan skilja mellan olika slag av protokoll beroende på dess innehåll:

• i beslutsprotokollet står alla besluten skrivna, men inga motiveringar och röstningar
• i förklaringsprotokollet står skrivet alla förslag, diskussioner och resultaten av röstningarna
• i diskussionsprotokollet står utförligt beskrivet alla förslag med vidhörande diskussioner, röstningar och beslut.

Sekreteraren för mötet skriver protokollet

Ordförande för mötet bör se till att de beslut som gjorts på mötet skrivs i protokollet. Det gör hen genom att underteckna det. Ordförande är alltså huvudansvarig för protokollet. Sekreteraren/protokollföraren undertecknar också protokollet.

Hur granska styrelsens förfarande

Det står ingenting i föreningslagens om hur man bör granska styrelsen. I praktiken granskas styrelsens förfarande av medlemmarna och verksamhetsgranskarna eller revisorerna. Finns det inte protokoll och skriftligt material är det omöjligt att granska. I praktiken görs någon form av protokoll på så gott som alla möten som hålls i föreningen.

Justeringen av styrelsemötenas protokoll kan göras under samma eller följande styrelsemöte eller genom att alla styrelsemedlemmar undertecknar det. Man kan också utse protokolljusterare varje gång.

Följande måste finnas med i beslutsprotokollet:

• beslutsprotokoll
• föreningens namn
• mötets namn (styrelsemöte, föreningsmöte, medlemsmöte eller annat möte)
• namnen på de närvarande eller hur många deltagare
• platsen, datum, klockslag när mötet började och slutade
• ordningsnummer på protokollet, årtal + nummer. Besluten numreras löpande under verksamhetsåret.
• besluten man gjorde
• ordförandes underskrift
• vem som har skrivit protokollet, sekreterarens underskrift
• protokolljusterarnas underskrift.

Protokollsutdrag

Under samma möte kan man vara tvungen att granska protokollet ifall man genast vill ha ett utdrag ur protokollet. Då kan man antingen granska hela protokollet eller en del av det. Med utdraget vill man påvisa det som man har gjort beslut om i en viss fråga. Protokollsutdraget används till exempel som fullmakt i banken. Man kan också ta en kopia av protokollet som måste bevittnas för att gälla.

Protokollslutdraget bör innehålla följande uppgifter:

• en rubrik som visar att det är ett protokollsutdrag
• uppgifter över vad protokollet avser (som regel samma uppgifter som finns i början av protokollet)
• paragrafen där det står hur justeringen av protokollet har skett
• själva utdraget
• undertecknande antingen i form av att sekreterare och protokolljusterarna skriver under eller genom att deras namn återges följt av orden "rätt utdraget intygar" samt två namnteckningar.

Protokollets offentlighet

Enligt Föreningslagen § 31 har alla medlemmar rätt att ta del av protokollet över föreningens möten (årsmöten). Styrelsen protokoll är däremot inte offentliga om inte föreningen själv vill publicera dem. Inte ens medlem i föreningen har rätt att få protokollet. Däremot har medlem rätt att av styrelsen få information om behandlingen av ett ärende som berör denne.

Protokolljusterare och rösträknare

Föreningens möte kan själv justera hela eller delar av protokollet. Alternativt kan mötet välja åtminstone två personer som justerar protokollet.

Vid möten som ofta ordnas (till exempel i styrelsen) justerar mötets deltagare vanligen protokollet under följande möte. Protokollet godkänns i sin helhet eller godkänns med vissa ändringar.

Ett protokoll kan också justeras under ett pågående möte. Då är de ofta fråga om att justera endast någon del av protokollet, någon paragraf. Orsaken till att man måste justera ett protokoll genast kan vara att den, att protokollet behövs omedelbart för ett brådkande ärende. Då får man ett protokollsutdrag genast under ett pågående möte.

Vid möten som sällan ordnas, det kan vara ett föreningsmöte (årsmöte), väljs protokolljusterare. Protokolljusterarna behöver inte vara medlemmar i föreningen. De bör vara närvarande under hela mötet. Måste någon av dem gå före mötets slut, avbryts mötet, och man väljer en ny protokolljusterare. Valet måste ske före protokolljusteraren har avlägsnat sig. I detta fall skrivs i protokollet vilka paragrafer protokolljusterarna har justerat. Ofta väljs protokolljusterare också till rösträknare men det är inte att rekommendera åtminstone under större möten eftersom rösträknarna ofta måste avlägsna sig för att räkna röster.

När protokolljusterarna justerar protokollet godkänner de protokollet eller också förkastar de det. De kan inte rätta texten i protokollet, inte ens rättskrivningsfel. Är de av annan åsikt om besluten i protokollet kontaktar de ordförande. Protokolljusterarna godkänner protokollet genom att skriva under det "Justerat och godkänt", ort, datum och underskrift. Det kan också vara bra att justerarna signerar alla sidorna i protokollet till exempel med sina initialer och inte enbart undertecknar på sista sidan.