Sällan har en organisation så stora utrymmen att de kan spara alla sina informationsbärande dokument.
Dokumenten indelas i två grupper:
Det är bäst att hålla de båda kategorierna skilt i arkivet. Då är det lättare att gallra.
Det är främst skäl att spara de dokument som föreningen själv har producerat:
Det är en lång lista på dokument som man borde spara, bland annat:
Angående räkenskaperna så säger bokföringslagen och skattelagstiftningen vad som gäller.
Ständigt behöver man inte spara allt i arkiven.
Man gallrar bort sådant som har inkommit:
Det är avsändarens uppgift att spara dessa.
I arkivet förvaras endast ett exemplar av alla handlingar. Man gallrar bort dubbletter, kladdar, kopior utan anteckningar, trycksaker. Man kan utgå från att endast ett exemplar av varje handling skall bevaras i arkivet.
Det kommer mycken information till föreningarna som man inte har för avsikt att arkivera, utan materialet sparas en viss tid. Det kan vara en god idé att sätta allt sådant material i en särskild mapp med rubriken "Kastas bort efter en tid". På de volymer som skall gallras skriver man, genast från början, årtal och en anteckning att de kan gallras. Alltid emellanåt går man igenom mappen och volymerna och kastar bort den information som inte längre behövs. Det är lättare att hålla ordning i arkivet på det sättet.