Kontrollera i föreningens stadgar om det står vad som ska göras med arkiverat material. Om det inte i står stadgarna kan man göra beslut om det på det möte som besluter om upplösningen av föreningen. Exempelvis kan man överlåta arkivet till en annan liknande organisation. Föreningen kan också överlämna sitt arkiv till en arkivinstitution.
Efter några år är kanske föreningens arkivutrymme fullsatt. Det kan också finnas andra orsaker till att föreningen vill flytta bort sina handlingar från föreningens lokaliteter. Då kan man överlämna sina handlingar till slutförvaring i en arkivinstitution.
När handlingarna överförs till arkivinstitutionen skall kopior av förteckningen för det överlämnade materialet medfölja.