Planeringens första steg är att klargöra målsättningarna och resurserna. Dessa inverkar direkt på det praktiska arbetet. Vid planeringsskedet borde alla de som saken berör delta, för att inte någon väsentlig målsättning eller grupp faller bort.
Det är fråga om val och prioritering. Om resurserna är begränsade är det desto viktigare att koncentrera krafterna.
Planeringen kan indelas i två kategorier: helhetsplanering, som omfattar hela organisationen/gemenskapen och projektplanering, som berör enstaka faktorer, till exempel medlemstidningen, broschyrer och informationsblad.
För att planeringen skall vara realistisk bör man beakta
lnformationsstrategin grundar sig på följande faktorer:
Långtidsplaneringen bygger på organisationens målsättningar, till exempel vilken bild organisationen vill ge av sig själv officiellt. Strävar alla enheter gemensamt till samma målsättningar eller är målsättningen individuell för varje avdelning?
Årsplaneringen skall inte göras for invecklad, det lönar sig att göra upp årsplanen sa att den är lätt att uppdatera under året och med utrymme for eventuella tillägg. Ramen uppgörs med de kommande händelserna som grund, som markeras in i en kalender.
Exempel på en årsplan för organisationens informationsarbete:
Månad | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 |
Målgrupp | ||||||||||||
Personal | ||||||||||||
- info | x | x | x | x | x | x | x | x | x | x | x | x |
- tidning | x | x | x | x | x | x | ||||||
Medlemmar | ||||||||||||
- info medlemsmöten |
x | x | x | x | x | x | x | x | x | |||
- tidning | x | x | x | x | x | x | ||||||
- årsmöte | x | |||||||||||
Ext. info | ||||||||||||
- årsberättelsen | x | |||||||||||
- tidning | x | x | x | x | x | x | ||||||
- broschyr | x | |||||||||||
- infomöte | x |
För enskilda projekt uppgörs en egen kalender utgående från de målsättningar man vill nå med projektet. Vid planeringen fastställs:
Därefter kan tidtabellen, budgeten och ansvarspersonerna fastställas. Det viktigt att känna till de olika arbetsskedena, de egna resurserna samt övriga delfaktorer då man fastställer tidtabellen.