Informationsplan

Det lönar sig att planera informationen, både internt och externt. Gör gärna ett skriftligt dokument med punkter som stöd för minnet och för att senare kunna titta tillbaka och utvärdera. Här är några frågor som stöd för planeringsarbetet.

Vad vill vi berätta?

Inom föreningen lönar det sig att årligen komma överens om de saker och händelser, som man informerar om aktivt. Dessa kan till exempel vara:

• olika händelser
• personval
• kampanjer
• möten
• tillställningar och fester

För in ärendena i informationsplanen, på det sättet försäkrar du dig om att informationen verkställs. När du gör upp informationsplanen är det bra att först fundera på vad man vill berätta och för vem. Fundera på:

• vem som är beroende av infon
• vilka som behöver infon
• för vem kan infon vara nyttig
• för vem kan infon vara bra
• vilka har inte behov av infon
• vilka som inte skall ha infon

Det är bra att uppdatera målgrupperna och kontaktuppgifterna för föreningens information regelbundet. Kom överens om vem som har hand om kontaktuppgifterna till olika medier. För att försäkra sig om att informationen når fram, skall kontaktuppgifterna, ttill exempel e-postadresserna, vara aktuella.

Bristande eller ingen information skapar okunskap, dålig motivation, rykten, felaktiga uppgifter och på lång sikt sviktande verksamhet.

När och på vilket sätt?

För att informationsarbetet skall vara regelbundet och effektivt är en informationsplan med tillhörande tidtabell som alla förbinder sig till närmast oundviklig.

Om informationen riktas till olika medier, måste de olika mediernas tidtabeller tas i beaktande: när är deadlinen för att informationen skall hinna med i tidningen eller utsändningen? Hur tidigt borde medierna veta om till exempel ett kommande evenemang?

Vem informerar?

Informationen är en av de mest centrala uppgifterna i dag och det bör finnas en klar arbetsfördelning om vem som ansvarar för informationen.

Om föreningens ordförande är ansvarig för informationen sköts infoarbetet huvudsakligen via hen. Bäst skulle ändå vara att föreningen har en utsedd informatör, till exempel en styrelsemedlem eller annan person som deltar i mötena. Då vet hen vad som händer inom föreningen.

Fastän föreningen har en utsedd informationsansvarig är det bra att dela på arbetet. En fungerande modell kan vara att utse en ansvarsperson för varje grupp eller avdelning. Dessa ansvarar självständigt för den egna gruppens eller avdelningens information enligt överenskomna spelregler.

Ett bra grundarbete underlättar

Under ett verksamhetsår händer det mycket inom en förening man kan informera om, en hel del känner man till redan i förväg. Det lönar sig att göra upp en långsiktig informationsplan, på det sättet undviker man förargliga misstag och onödig brådska.

Lägg in de saker som kan förutses, till exempel möten, medlemsinformation, verksamhetsberättelser och personval i informationsplanen. Har föreningen ett jubileumsår eller något specialprojekt på gång kan detta utgöra informationsplanens stomme. Planen skall underlätta arbetet men får inte binda dig för hårt, lämna alltid utrymme för överraskande händelser.

När du gör upp en informationsplan fundera på vad föreningen vill berätta om sig själv, varför och åt vem. När utgångsläget har klarlagts kan du fundera på vilka saker – händelser, möten, tillställningar och liknande – som det kan finnas behov att informera om.

Effektiv information

Grundprinciperna för en effektiv information är bland annat  hur snabbt, ofta, öppet, ärligt och klart man berättar om ärenden till de olika målgrupperna.

Informationsflödet är en växelverkan mellan flere grupper och aktörer, vilka fungerar både som mottagare och delgivare. Även om målgrupperna skulle kännas självklara, lönar det sig att fastställa dem. En grundregel är att man talar samma språk som mottagarna för att budskapet skall nå fram. Det är bättre att framställa saken för enkelt än för invecklat. Tänk på att:

• koncentrera informationen till några enstaka meningar
• förklara bakgrunden i några meningar
• utforma budskapet enligt målgruppen
• förbereda dig på att svara på frågor
• eventuellt material (pdf:ar, skriftligt material) stöder budskapet
• använda ett språk och uttryck som alla förstår

Följ upp resultat, täckning och effektivitet genom att be om respons av dem som fått informationen. De kan redogöra för sin erfarenhet, fördelar, nackdelar och förslag till förbättring antingen skriftligt eller muntligt. Fundera på:

• innehållets klarhet, var informationen klart uttryckt, fick alla klart för sig vad saken gällde?
• fick alla informationen i tid?
• gavs alla möjlighet till frågor och diskussion?
• gick informationsprocessen så som planerat?

Uppföljningen av resultatet ger goda möjligheter till att rätta till eventuella brister i informationsflödet.